Planungsbeispiel Zeiterfassung

Planungsbeispiel Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung

Teil 1: Arbeitszeiterfassung

Bei der Einführung einer Zeiterfassung ist einer der am meisten beachteten Punkte der Preis des Komplettsystems. Dabei wird mitunter die Nutzbarkeit des Systems weniger hoch gewichtet und eine Bestellung unter dem Gesichtspunkt der Kosten ausgelöst.

Um hier eine kleine Einführung in dieses Thema zu geben haben wir, mit Einverständnis des Auftraggebers, ein Beispiel aus der Praxis dokumentiert.
Der erste und entscheidende Schritt seitens des Auftraggebers war, uns in die Planung mit einzubinden. In einem Termin vor Ort wurde die Hardware begutachtet, die Erwartung an eine Zeiterfassung und der betriebliche Ablauf besprochen. Eine kurze Liste zum Abhaken würde wie folgt aussehen:

Ansprüche an die Zeiterfassung

• - Arbeitszeiterfassung mit Festarbeit und Gleitzeit
• - Schichtarbeit
• - Zuschläge für außergewöhnliche Arbeitszeiten
• - Datenimport
• - Schnittstellen zu Lohnprogrammen oder Steuerberatern
• - Projektzeiterfassung

Ansprüche an die Hardware

• - Erfassungstechnik (Transponder, Fingerprint, Barcode)
• - Installationsorte (Innenbereich, Außenbereich)
• - Zusammenführen der Daten bei dezentraler Erfassung (Email, FTP)
• - mobile Zeiterfassung für den Außendienst

Ansprüche an den Service
örtliche Gegebenheiten
sonstige Einflüsse oder Wünsche (zum Beispiel Zutrittskontrolle)
zeitlicher Ablauf

Bei diesem wichtigen ersten Termin klärt sich außer der Umsetzbarkeit auch, ob man in der Zukunft miteinander arbeiten kann (oder will). Je nach Anspruch an den Service sicherlich eine mitentscheidende Information.

Nachdem also die Grundlagen der Planung vorhanden sind kommt unser Part, also die Planung des Zeiterfassungssystems . Hierzu wird der bei einer Begehung oder anderweitig erarbeitete Grundriss hilfreich sein, um die Platzierung der Zeiterfassungsgeräte darzustellen. Zum besseren Verständnis hier der Grundriss aus dem angesprochenen Auftrag:

Zum Grundriss:

Dieser stellt das gesamte Gelände dar (ohne Anspruch auf Maßhaltigkeit). Im oberen Gebäude wird ein wünschenswerter Fertigungsablauf dargestellt. Im unteren Gebäude ist im Obergeschoss die Verwaltung untergebracht (Treppe).

Die Platzierung des Erfassungsgerätes im Gebäude 1 ergab sich schon aus dem möglichen Installationsort und dem gemeinsamen Zugriff von Verwaltung und Fertigung.

An den Geräten soll vorerst Arbeitszeit und Pause (unterschieden nach Pause und Raucher-pause) erfasst werden, später soll eine Projektzeiterfassung umgesetzt werden.

Grundsätzlich wäre so eine Zeiterfassung durchaus machbar und kostengünstig umsetzbar.
Alle Mitarbeiter erreichen dieses Terminal problemlos, der Installationsort ist ideal, da Netzwerkanschluß und Strom vorhanden sind und die Verwaltung ist mit einbezogen.

Nun könnte man sich nur auf die Kosten stürzen (Hardware) und eventuell mit der Erfassungsart Fingerprint aufwerten.

Ein solches Arbeitszeiterfassungssystem wäre, unter berücksichtigung der Ausbaufähigkeit auf die Betriebsdatenerfassung (Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung), für 100 Mitarbeiter schon für ca. 1.100,–€ – 1.250,–€ ohne Vorortservice machbar.

Für eine Lösung wie eben beschrieben benötigen sie unseren Planungsservice nicht!

Sehen wir uns im Folgenden an, was diese Lösung für Konsequenzen hätte..

Darstellung der Verkehrswege bei der Stempelung „Kommt“
Alle Mitarbeiter werden zum Erfassen der ersten Buchung eines Tages, also der Kommt- Stempelung, durch den Eingang des Büros geführt, öffnen also ca. 70 – 100 mal zwischen 06:45 und 07:10Uhr die Metalltür, gehen zum Terminal, buchen ein und verteilen sich dann auf Ihre Arbeitsplätze.

In dieser Zeit ist ein sinnvolles Arbeiten im Büro kaum möglich, womit sich hier der Arbeitszeitbeginn auf 07:15 Uhr verschieben sollte.
Am Terminal entsteht ein recht hoher Zeitdruck, da max. 100 Buchungen (worst case) in idealerweise 15 Minuten (keiner kommt zu spät oder fehlt) erfasst werden sollen. Das wären dann alle neun Sekunden eine Buchung, was vom Terminal ohne Probleme bewältigt wird.
Dieses erfasst Transponder in ca. 0,1 Sekunden, Fingerprint in unter einer Sekunde (bei Vollauslastung mit 3000 Fingerprints).

Nun werden die Mitarbeiter aber nicht ideal alle neun Sekunden eintreten, sondern eher in kleinen Grüppchen, nicht schweigsam sondern plaudernd, was dann auch mal zum Stau und somit zu mehr Lautstärke am Gerät führt.

Der Buchungsvorgang selbst würde zu unbequem viel Störungen im Umfeld Büro, Terminal und dem Verkehrsweg des vorderen Gebäudes führen und stellt somit nicht die ideale Lösung dar.

Das gleiche Szenario tritt dann zum Feierabend wieder auf. Aber es geht noch schlimmer, wenn wir uns die Folgen ansehen, die bei der Erfassung der Pausen und Raucherpausen entstehen.

Unterschiede Pause/Raucherpause:
Gesetzlich gesehen sind beides unbezahlte Arbeitszeiten und werden somit von der Bruttoarbeitszeit eines Tages in Abzug gebracht. Da heute das Rauchen am Arbeitsplatz in den meisten Fällen nicht mehr erlaubt oder erwünscht ist, entstehen zwangsweise außer der Rauchzeit selbst auch Wegezeiten. Diese Wegezeiten werden nur ungern von den Mitarbeitern akzeptiert. Umso länger und unbequemer der Weg, um so eher würde das Zeiterfassungssystem boykottiert.

Als Nebeneffekt entstehen Störungen entlang des Verkehrsweges, da die Mitarbeiter gern mal mit diesem oder jenem ein Wörtchen wechseln. Sicherlich alles nur im Minutenbereich, trotzdem in der Summe nicht unerheblich. Diese zusätzlichen Störeffekte müsste man, bei einer korrekten Planung, den Kosten der Zeiterfassung hinzufügen.

Gesetzlich vorgeschrieben sind zur Zeit 30 Minuten Pause bei sechs bis neun Stunden Arbeitszeit und darüber insgesamt 45 Minuten Pause.
Raucherpausen können in Abzug gebracht werden, wobei auf die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten nur Pausen mit mindestens 15 Minuten Länge angerechnet werden dürfen.

Darstellung der Verkehrswege bei der Erfassung der Raucherpausen
Grundsätzlich bleiben die Wege bei der Erfassung der Pausenzeiten wie bei der Erfassung der Arbeitszeit erhalten.
Wird tatsächlich nur ein Terminal eingesetzt, so wird je nach Rauchverhalten ca. sechs mal pro Tag (Raucher)Pause Anfang erfasst und wiederum sechs mal (Raucher)Pause Ende.

Nicht erfasste Wegezeiten sind hier in weinrot und dünn dargestellt, erfasste Wegezeiten hellrot und etwas dicker.
Es ist zu erkennen, dass einiges an Wegezeiten zu Lasten des Unternehmens geht. Hier wäre also in der Software eine Funktion zum Abgleichen der Pausen erforderlich um diese Zeiten ebenfalls in Abzug zu bringen.

Alle vorgenannten Probleme wie lange Wege, Akzeptanz bei den Mitarbeitern und Störungen im Umfeld der Laufwege bleiben ebenfalls erhalten.
Dies sollte man sich bewusst machen, ehe man sich für diese einzelne Erfassungsstelle entscheidet. (Allerdings kann man unser System auch mit der Zeit ausbauen. Wenn also einmal zu klein geplant war, dann ist jederzeit eine Erweiterung möglich.)

Rechnerische Untersuchung:

Büro, Montagehalle, Wartung und Tischlerei haben vernachlässigbar kurze Wege und somit nur geringe Wegezeiten. Lackiererei und die obere Halle hingegen werden hier nicht optimal erfasst.
Nehmen wir für die Hälfte der Mitarbeiter einen vermeidbaren Zeitaufwand von 30 Sekunden je Buchungsvorgang an und rechnen im Durchschnitt acht Erfassungsvorgänge (Kommt/Geht, 2 x Pause und 1 x Raucherpause), so kommen wir auf einen täglichen Zeitverlust von ca. vier Minuten x 50 Mitarbeiter x 220 Arbeitstage = 733 Stunden.
Nehmen wir je Stunde einen Satz von 17,50 Euro an (der angenommene Lohn entspricht dem durchschnittlichen Bruttolohn in Deutschland ohne Arbeitgeberanteil, Stand Jahr 2010), so haben wir einen Geldwerten Verlust von 12.827,– €. Das zweite Zeiterfassungsterminal bezahlt sich also ganz von allein!

Da wir mit 100 Mitarbeitern rechnen ist die Umrechnung in jede andere Unternehmensgröße einfach.

Darstellung der Verkehrswege bei der dezentralen Zeiterfassung.
Beide Gebäude sind miteinander vernetzt, so das wir auf die Übertragung zur Verwaltung vorerst nicht eingehen müssen. Problemstellen werden falls nötig mittels Wlan angebunden. Hierbei ist aufgrund der Produktion (Schweißen etc.) auf kurze Strecken zu achten.

Am eingezeichneten Installationsort sind zwar die Wege zum Terminal nicht ideal, dafür ist dieser Installationsort problemlos mittels Netzwerkkabel integrierbar. Zudem ist der Raucherbereich (siehe Seite davor) direkt daneben.

Man kann schnell erkennen, dass sich die Laufwege drastisch verkürzen und die Beeinträchtigungen in den beiden kritischen Bereichen Büro und Wartung deutlich verringern.

Ein Teil der Mitarbeiter wird direkt Richtung obere Halle geführt, die Erfassung zu den Stoßzeiten ist ebenfalls entlastet.

Zusammen mit der rechnerischen Überprüfung ist also diese Lösung deutlich besser geeignet als die zentrale Zeiterfassung. Durch das zweite Zeiterfassungsgerät wurden die Laufwege mindestens auf die Hälfte reduziert.

Würden wir mit weiteren Zeiterfassungsgeräten noch mehr verbessern?
Die Wege
-> Wartung – Terminal – Raucherbereich
und
-> Aufbauten – Terminal – Raucherbereich
sind noch nicht ideal.
Zur Zeit gibt es keine weiteren Raucherbereiche so dass ein weiteres Terminal für die Arbeitszeiterfassung keine Vorteile bringt. Um weiter zu verbessern wäre ein Eingriff in die bisherigen Strukturen notwendig.

Theoretische Betrachtung:
Die Laufwege wurden von 30 Sekunden je Erfassungsvorgang auf max. 15 Sekunden reduziert. Nehmen wir an, dass hiervon ca. 10 Sekunden auch bei idealer Verteilung von Zeiterfassungsgeräten anfallen, so wäre noch ein Potenzial von 5 Sekunden respektive 2.137,– € vorhanden. Das ist immer noch Faktor 2 mehr als ein Erfassungsgerät kostet, so dass sich diese Investition nach einem halben Jahr rechnen würde.

Änderungen an der jetzigen Struktur:
Es wird ein dritter Raucherbereich oberhalb der oberen Halle eingerichtet.

Optimale Verkehrswege durch die dezentrale Zeiterfassung.
In diesem Beispiel haben wir alle vorgenannten Ergebnisse einfließen lassen. Schön zu erkennen ist die Aufteilung der Verkehrswege. Die Raucherbereiche liegen jeweils in der Nähe der Erfassungsstellen und auch in der Nähe der Arbeitsplätze. Das verbessert das Buchungsverhalten der Mitarbeiter und senkt die notwendige Zeit für das Nachpflegen von Daten.

Weitere Verbesserungen bei der Arbeitszeiterfassung sind kaum möglich, so dass sich der Einsatz weiterer Zeiterfassungsgeräte nur für die Erfassung von Projektzeiten lohnt.

Diese Planung werden wir uns in Step 2 ansehen.

Fazit:

Eine im Einkauf günstige Zeiterfassung kann mitunter nicht optimal arbeiten. Stoßzeiten bei der Buchungserfassung ebenso wie Wegezeiten sind wichtige Faktoren. Nachlässig geplant kann der Einsatz der Zeiterfassung gar mehr Kosten erwirtschaften als einsparen.
Unser Angebot:

Gern planen wir Ihr Zeiterfassungssystem und besuchen Sie auch, falls notwendig, vor Ort. Eine Planung verpflichtet nicht zum Kauf, eventuell entstehende Kosten werden mitunter bei Kauf sogar teilweise oder ganz angerechnet.

Lassen Sie sich zu Ihrer persönlichen Zeiterfassung ein Angebot erstellen. Sollte die Planung nicht ganz kostenfrei sein, so werden wir dies ebenfalls im Angebot mit aufnehmen bzw. vor Angebot darauf hinweisen. Sie werden verblüfft sein, wie günstig Sie all diese Leistungen von uns erhalten können!

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