Die wichtigsten Bausteine eines Unternehmens
Im ersten Beitrag haben wir Mandanten, das Unternehmen und den Zugang zum Programm vorgestellt. Heute werden wir die Struktur weiter vervollständigen.
Wie nebenstehend zu erkennen verzweigt sich die Struktur in der Tiefe beliebig. Also je Mandant viele Unternehmen, je Unternehmen viele Filialen und so weiter bis hin zum Mitarbeiter, dem wertvollsten Gut des Unternehmens in der Zeiterfassung.
Eine solche Aufteilung sieht für Kleinstunternehmen auf den ersten Blick etwas überzogen aus, ist aber bei Planung und Darstellung unverzichtbar.
Auf die Darstellung der Filialen verzichten wir hier, da die Bildschirmmaske genau so aussieht wie bei den Unternehmen. Jede Filiale erbt die Einstellungen des Unternehmens (der Zentrale), so dass die Konfiguration schnell erledigt ist. Wenn überhaupt, dann werden wohl nur die Feiertage angepasst.
Abteilungen
In den Abteilungen werden die Mitarbeiter entsprechend der Firmenstruktur geführt. In produzierenden Betrieben wie Metallbau aber auch in Einzelhandel oder Großhandel findet man oft die Abteilungen
Verwaltung – Wareneingang – Warenausgabe – Service – Außendienst.
Jede Abteilung hat eindeutige Merkmale und kann weiter in Unterabteilungen gegliedert werden. Durch das Erfassen dieser Struktur ermöglichen wir das Planen und Auswerten innerhalb dieser Gliederung.
Arbeitsgruppen
Da es oft vorkommt, dass Mitarbeiter abteilungsübergreifend oder gar innerhalb des Unternehmens in verschiedenen Filialen eingesetzt werden, haben wir hier in der Arbeitszeiterfassung das Modell der Arbeitgruppe abgebildet. In einer Arbeitsgruppe wird die Zugehörigkeit zu einer Aufgabe oder Kostenstelle dargestellt (unabhängig von der Unternehmensstruktur) und kann jetzt geplant und ausgewertet werden.
Diese Zeitabrechnungen sind zum Beispiel besonders nützlich, wenn firmenintern die angefallene Arbeitszeit verrechnet und ausgeglichen werden muß, ist aber nicht gleichzusetzen einer Projektzeiterfassung. Bei einer Projektzeiterfassung bestimmen noch weitere Faktoren den Ablauf, zudem können Mitarbeiter je Tag an mehreren Projekten arbeiten. Dies wäre für eine Arbeitsgruppe jedoch recht ungewöhnlich.
Mitarbeiter
Das Rückrat jedes Unternehmens
. Hier werden Besonderheiten erfasst, welche eben nur auf die Person und nicht auf die Struktur anzuwenden sind. Das wären zum Beispiel der Familienstand, Urlaubsanspruch, Krankenkassenzugehörigkeit und ähnliches. Vieles davon hat auf die Arbeitszeiterfassung keinen Einfluss, beim Export der Daten zu einem Lohnprogramm jedoch können diese Information sehr wichtig sein.
Eine kleine Besonderheit unseres Programmes: Durch das Einfügen eines Bildes können Sie die Informationen auf einem Werksausweis aus Papier oder Pappe drucken. Mit Clip versehen und am Hemd getragen ist so schnell die Zugehörigkeit zum Unternehmen ersichtlich.
Soweit zur Firmenstruktur in der Arbeitszeiterfassung. Unsere Möglichkeiten sollten recht komplett sein und alles widerspiegeln, was man für eine korrekte und detaillierte Arbeitszeiterfassung benötigt.
Im nächsten Beitrag werden wir die Erfassung weiterer Stammdaten wie Sondertage, Tagespläne etc. vorstellen und wären dann bei den Bewegungsdaten angekommen.
Alle dargestellten Masken sind mittlerweile voll funktionsfähig und mit der Datenbank verbunden. Test und Dokumentation folgen demnächst.
Wir freuen uns, dass Sie sich die Zeit genommen haben unsere Ausarbeitung zu lesen und würden auch gern ein Feedback bekommen.
Bis zum nächsten Beitrag
Ihre Proggies von der GeBITtech
Interne Verweise:
GeBIT
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Zeiterfassungssysteme
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Arbeitszeiterfassung