Eine Betrachtung über den Nutzen einer Arbeitszeiterfassung
Bei der Einführung einer Zeiterfassung stellt sich anfänglich oftmals die Frage, ob die Einführung überhaupt sinnvoll ist und ob sich die eingesetzten Geldmittel jemals amortisieren. Betrachtet man die Argumente, so fällt auf, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils ganz unterschiedlich an dieses Thema herangehen. Die nach unseren Erfahrungen wichtigsten und interessantesten Punkte möchten wir hier aufgreifen und zur Diskussion stellen. Dabei gehen wir nur auf die Arbeitszeiterfassung ein, die Projektzeiterfassung werden wir später gesondert beschreiben.
Arbeitszeiterfassung aus der Sicht der Mitarbeiter
Hier fällt auf, dass die Anwendbarkeit der Zeiterfassung im Fordergrund steht:
- Wie werden die Zeiten erfasst
- Wo im Unternehmen sind die Erfassungsstellen
- Wie werden fehlende Stempelungen sichtbar und nachgetragen
- Wer bearbeitet die Daten und wie werden Änderungen sichtbar
- Wie erhalte ich Informationen zu meinem aktuellen Stand
Das sind handfeste und praktische Argumente, die bei der Einführung der Zeiterfassung auch unbeding bedacht werden sollten. Muß der Mitarbeiter zum Beispiel erst durch das ganze Gebäude und zurück, um eine Pause zu stempeln, so wird das nicht gerade förderlich sein. Die Stempelung frist Zeit und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern sinkt. Fazit also: die Zeiterfassung muß praktikabel und nachvollziehbar sein, um von den Mitarbeitern auch angenommen zu werden.
Weiterhin wird oft argumentiert, dass die Zeiterfassung ja zur Kontrolle dient und wird deshalb instinktiv abgelehnt. Sicherlich ist eine Arbeitszeiterfassung auch ein Mittel zur Kontrolle, allerdings auch in beide Richtungen. Nicht nur der Arbeitgeber erhält Material für eine korrekte Abrechnung, auch der Mitarbeiter kann jetzt seine Arbeitszeiten nachweisen. Da ja Arbeitnehmer und Arbeitgeber einen Vertrag miteinander geschlossen haben, ist gegen eine nachvollziehbare und somit gerechte Zeitabrechnung nichts einzuwenden.
Zeiterfassung aus Sicht des Unternehmers
Da sind als erster Punkt die Kosten zu nennen. Ein Komplettsystem zur Zeiterfassung kann inklusive Schulung schnell einige tausend Euro kosten. Neben dem reinen Geldwert wird aber auch noch einiges an Zeit investiert um das Zeiterfassungssystem kennen zu lernen und einzurichten. Diese Investition muß natürlich gut überlegt werden. Wir haben für Sie eine Formel entwickelt, welche es Ihnen ermöglicht, den Return of Investment einfach zu berechnen:
Kosten der Zeiterfassung * 365
357,– * Mitarbeiter
Die Grundlagen zu dieser Formel finden Sie hier: Zeiterfassung Berechnung des ROI.pdf
Ein zweiter wichtiger Punkt ist die Installation des Systems. Immer sinnvoll ist die Anbindung der Erfassungsstellen über das Netzwerk. Die Orte für die Erfassungsgeräte sollten, wie oben schon angeführt, von allen gut zu erreichen sein. Lieber ein Erfassungsgerät mehr installieren als weite Wege in Kauf zu nehmen.
Zum Schluß ist dann noch zu klären, wer das Zeiterfassungsprogramm bedient und einrichtet, die Daten nachpflegt und wie der Datenfluß von der Erfassung bis hin zur Abrechnung und dem Datenexport zu gestalten ist. Alles was Planung und Kalkulation angeht sollte von Ihrem Anbieter übernommen werden. Die internen Strukturen müssen vom Unternehmer geklärt werden.
Zusammenfassung:
Ist das Zeiterfassungssystem gut geplant, so werden Geld und Zeit eingespart. Die Abrechnung wird nachvollziehbar und erfasst gerecht alle Stempelungen und Fehlzeiten. Wesentlicher Faktor ist der Service des Anbieters, da sonst ein Zeiterfassungssystem schnell wertlos wird.
In einem modernen Betrieb ein unverzichtbares Instrument zur Unternehmensführung!
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